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              軌道交通工程檔案管理信息化建設存在的問題與對策

              來源: 樹人論文網 發表時間:2022-07-08
              簡要:來源:安防科技 2022年3期 作者:陳琳 摘要:在城市化發展進程不斷加快的社會背景下,軌道交通工程的重要性日益顯著,其產生的社會效益和經濟效益重大。作為軌道交通工程中的重要部分,

                來源:安防科技 2022年3期

                作者:陳琳

                摘要:在城市化發展進程不斷加快的社會背景下,軌道交通工程的重要性日益顯著,其產生的社會效益和經濟效益重大。作為軌道交通工程中的重要部分,檔案管理信息化建設對這一工程的正常、穩定運行有著直接的影響,因此注重這一管理是很有必要的。但是綜合實際的管理建設能夠發現,受到多種因素的影響,檔案信息化建設中存在較多的問題和不足,導致軌道交通工程的發展因此受阻,因此注重其中存在問題的優化解決是目前工程發展中重點關注的內容。本文就以此為例,展開分析和論述。

                關鍵詞:軌道交通工程;檔案管理;信息化建設;存在問題;對策

                引言部分

                眾所周知,軌道交通工程承擔著社會以及城市中的運輸工作,其產生的社會影響重大,這一交通運輸具有容量大、快速以及安全等方面的優勢。隨著城市化發展進程的不斷加快,這一交通工程產生的檔案數量顯著提升,借助信息化管理能夠保障管理的全面性、系統性和完整性,對助推軌道交通工程的發展進步有著積極的促進作用。鑒于此,在實際的管理建設中應當對其中影響因素進行分析,規避其中存在的不足,由此保障整個檔案管理的有效性。下面就通過三個方面進行分析,以供參考。

                一、檔案管理信息化建設的優勢分析

                (一)有助于提升管理效率

                在信息技術不斷發展和普及的社會背景下,整體行業的發展水平有了顯著的提升,對助推交通工程的發展能夠起到非常積極的作用。具體來說,在軌道交通工程發展建設的過程中,涉及的文件材料較多,不但種類繁雜,而且數量極多,如何有效的整理、利用是管理中的難點和重點,以往的管理主要是以人力進行,不但管理的效率低,并且管理中多會產生丟失或者破損等現象,管理實效低下。但是在信息技術的作用下,不但能夠規避人力管理中存在的問題,而且還能夠借此節約時間和人力,實現智能化、規范化的管理目標,對整個工程的發展進步能夠起到非常積極的作用。

                (二)有助于減少管理資源浪費

                結合信息化技術的發展特征分析能夠發現,信息技術能夠處理和存儲的信息量巨大,能夠滿足軌道交通工程日益增長的檔案管理需要。即在軌道工程的建設發展中,產生的圖紙、文件資料以及技術信息等資源的數量顯著增加,若仍利用以往的管理模式不得不擴建檔案室,并且管理人員的數量也會隨之增加,這就會導致管理中加大管理資源的投入,無形中會產生更多的經濟支出。但是在信息化管理建設下,這些問題都能夠得到很好地解決,對提升管理有效性以及減少資源浪費能夠起到非常積極的作用。

                二、軌道交通工程檔案管理信息化建設存在的問題

                (一)信息化管理建設重視度不足

                結合上述觀點的分析能夠發現,檔案管理對整個軌道工程的發展進步能夠起到非常積極的作用,并且作為這一交通工程發展中的重要部分,檔案信息化管理的實效對工程的社會效益和經濟效益發揮有著直接的影響。但是綜合實際的管理能夠發現,在軌道工程擴建、新建以及維護管理中產生的大量資料,很多管理單位仍采用以往的管理模式,沒有進行信息化管理深入,導致整體的檔案實效管理低下,經常會出現檔案丟失或者缺失等現象,對各項工作的開展產生了非常不利的影響。還有部分管理部門僅是注重檔案的收集、整理和保存,沒有認識到檔案的價值和作用,信息化建設缺乏全面性、系統性。

                (二)檔案管理的服務功能得不到發揮

                簡單來說,檔案信息具有服務功能,其對軌道交通工程后期進行擴建以及維護管理能夠起到支持作用。但是綜合實際的管理能夠發現,受到多種因素的影響,檔案信息化建設的力度不足,導致檔案的管理模式單一、滯后,致使檔案的服務功能被弱化,反而會產生較為不利的影響。例如在實際的管理中,相關的管理人員沒有對檔案進行系統的分類,并且由于重視度不足導致在管理中沒有引入先進的信息技術,整體的管理效率低下,反而會對后期的工作開展產生較為不利的影響[1]。

                (三)信息化管理規范性不足

                綜合目前的軌道交通工程的檔案管理能夠發現,這一管理的信息化發展仍處于初期階段,在機構設置以及人員配置中多會出現不合理現象,對相關工作的開展產生較為不利的影響。并且在實際的管理中,很多管理部門沒有注重管理制度的建設,很多制度基本上是照搬其他國家或者企業的制度,沒有與自身的發展實際進行結合,導致管理過程中的問題較多。再加上缺乏專業的管理人員,紙質信息電子化管理中會出現信息錯誤或者流失、信息不符等現象。

                三、軌道交通工程檔案管理信息化建設存在問題的解決對策

                (一)轉變管理認識,重視信息化建設

                具體來說,想要提升檔案管理的有效性,在實際的管理中需要相關的管理部門的領導以及相關管理人員重視信息化建設管理的重要性,認識到其管理的優勢,培養運用信息技術的理念,在實際的管理中積極融入先進的管理技術,發揮信息化管理的具體價值[2]。在此過程中,管理部門應當注重信息化設備以及軟件系統的購進,選擇安全性高且性能優質的設備,由此保障整個管理的有效性。并且在信息化建設中,為保障管理系統、網絡、應用等方面的安全,應當構建全面的安全防護體系,對檔案操作人員的資格、級別以及相關因素進行分析,賦予相關的操作權限,借助內外網物理隔離、電磁屏蔽法等保障信息化管理的安全性、有效性。

                (二)完善檢索方式,強化信息化功能

                在信息技術的作用下,檔案信息都能夠被分類、分層的管理,在檔案查找過程中僅需要搜索關鍵詞即可獲得相應的檔案信息,整體的查閱效率顯著提升。并且在信息化技術的作用下,檔案管理的覆蓋范圍更加廣泛,整體的系統也更加完善,能夠為后續相關工作的開展提供便捷、高效的查閱服務,不但能夠提升檔案的應用價值,還能夠借此提升檔案管理的服務質量,對后續相關工作的開展能夠產生非常積極的作用。因此在實際的管理過程中,需要相關的管理人員對涉及的材料進行收集錄入。然后利用計算機編制檢索目錄,形成線上庫房,為后續工作的開展提供助益,且在此過程中能夠實現自主判斷符合銷毀條件的檔案并給予提示,相關人員及時進行處理。

                (三)建設管理制度,培育專業化人才

                在信息化建設過程中還需要對管理制度進行細化,結合實際的管理需要進行,借助制度的管理指導能夠實現規范、科學的管理目標,對此項工作的開展進行能夠起到非常顯著的作用。例如在管理制度的建設過程中可以積極采取基層人員以及專家提出的建議,結合實際進行管理制度的優化,并且在建設后需要對制度的可行性進行分析,針對其中不合理的部分進行優化,保障制度效用更好地發揮[3]。并且在此過程中還要加強管理人員專業水平的提升,即在實際的管理中需要對現有管理人員的專業素養進行強化,借助教育培訓等模式對管理人員的意識以及管理能力進行強化,保障管理人員能夠掌握先進的管理技術,且在其中樹立安全以及風險識別意識,保障信息化管理實效。并且在此過程中還可以吸引優秀人才加入信息化管理隊伍,能夠借助新鮮血液的融入提升整個信息化管理的有效性,對后續相關的工作的開展也能夠起到積極的作用。

                結束語:綜上所述,檔案信息化管理建設對軌道交通工程更好的發展進步能夠起到非常積極的作用。因此在實際的管理中,需要相關的管理人員重視和加強信息化管理的重要性,立足檔案信息服務功能建設信息化管理體系,發揮信息化管理的有效性,由此促進軌道交通工程更好的發展進步。

                參考文獻

                [1]楊芳.軌道交通檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J].中小企業管理與科技,2022(01):31-33.

                [2]馬宇.軌道交通工程檔案管理信息化建設存在的問題與對策[J].檔案,2020(06):57-59.

                [3]顧姣.淺談軌道交通工程技術資料的重要性和完善檔案管理的必要性[J].承德石油高等??茖W校學報,2022,24(01):72-74.

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